タブレットを使った営業活動のポイント「ファイル管理」

先日から何本かの記事で、デジタルカタログを営業ツールとして活用する方法や可能性について考えてきましたが、実際にタブレット端末を営業活動で使う場合は、カタログだけでなく、見積書や名簿などの書類データも持ち歩くケースが多いと思います。そこで今回は、電子カタログに付随する、「書類データの管理」について考えてみます。

デジタルカタログも書類データも、タブレット端末を使って相手に見せるという点では同じですが、管理の仕方は大きく異なります。

一般向けに公開しているカタログであれば、インターネット上で閲覧できるデジタルカタログを活用する形で大丈夫ですが、見積書などの資料は、まさかインターネットに公開するわけにいきませんから、PCにあるローカルデータと同期するか、Dropboxなどのファイルサービスを利用することになります。

ただ、営業拠点やスタッフの人数が多い場合は、内部資料のファイルについてのアクセス権や使用履歴などを一元管理できるような、ビジネス向けのファイル共有サービスを使う方が良いでしょう。

今回はサービスの一例として、伊藤忠テクノソリューションズさんの「SmartBiz+」をご紹介したいと思います。

（出典：http://www.smartbizplus.com/）

SmartBiz+ は、1ユーザー月額700円、1GB月額30円から利用できる、クラウド型のファイル共有サービス。

（出典：http://www.smartbizplus.com/）

WordやExcelなどのOfficeドキュメントやPDFなどの書類を、簡単操作で営業用のタブレット端末に保存して持ち歩けます。管理者が複数の端末に向けて、いっせいに同じ文書を送る、といったことも可能に。

（出典：http://www.smartbizplus.com/）

フォルダごとにアクセス権を変更したり、使用履歴を記録したりといった機能のほか、ファイルの使用期限も個別に設定できます。こうした機能を活用して、内部文書などの資料をしっかり管理することで、情報漏えいなどの事故を防ぐ効果が期待できそうです。

ビジネス向けのファイル管理サービスやオンラインストレージを使う大きなポイントは、ここにあるといっていいでしょう。
法人向けのサービスは日本でも何社かが提供しているので、タブレットを営業活動で積極的に活用したい企業の方は、デジタルカタログサービスとあわせて、比較・検討されてはいかがでしょうか？